Karyawan

Buka halaman ini di aplikasi ↗

Pendahuluan

Halaman Karyawan mengelola data karyawan beserta penugasan organisasi (departemen, divisi, jabatan), riwayat mutasi, dan akun login (opsional) yang terhubung ke karyawan tersebut.

Glosarium

• Tanggal Bergabung (Hire date) — tanggal masuk kerja karyawan.
• Pindahkan (Transfer) — proses memindahkan karyawan ke departemen/divisi/jabatan lain.

Prasyarat

• Koneksi internet yang stabil.
• Akun aktif dengan hak akses (permission) untuk mengelola data Karyawan.
• Hak akses edit Karyawan diperlukan khusus untuk menggunakan aksi Pindahkan.

Panduan Langkah demi Langkah

Melihat Daftar Karyawan

Tujuan: menemukan data karyawan yang Anda cari.

Langkah-langkah

1. Buka halaman Karyawan. Daftar menampilkan kolom nama (dengan ikon jika karyawan sudah memiliki akun login), departemen/divisi/jabatan aktif, email, telepon, dan role.
2. Gunakan kotak pencarian bebas untuk mencari berdasarkan kata kunci apa pun.
3. Gunakan filter Role untuk mempersempit daftar berdasarkan role tertentu.

Hasil yang Diharapkan: daftar karyawan yang sesuai dengan kata kunci pencarian dan/atau filter Role yang dipilih ditampilkan.

Menambah Karyawan

Tujuan: menambahkan karyawan baru ke dalam sistem, dengan atau tanpa akun login.

Langkah-langkah

1. Klik tombol Tambah Karyawan.
2. Isi kolom Nama.
3. Isi kolom Email dan Telepon (opsional).
4. Isi kolom Tanggal Bergabung.
5. Isi kolom Tanggal Mulai Penugasan (opsional).
6. Pilih Departemen, lalu pilih Divisi (daftar divisi terfilter otomatis berdasarkan departemen yang dipilih), lalu pilih Jabatan.
7. Jika karyawan ini perlu bisa masuk ke sistem, aktifkan toggle Buat Akun Login. Kolom tambahan berikut menjadi wajib diisi:
   • Username
   • Password dan Konfirmasi Password (minimal 8 karakter)
   • Role
8. Klik tombol Simpan.

Hasil yang Diharapkan: karyawan baru muncul di daftar Karyawan. Jika Buat Akun Login diaktifkan, karyawan tersebut kini juga bisa masuk ke sistem menggunakan username dan password yang ditentukan.

Mengelola Data Karyawan (Aksi per Baris)

Tujuan: melihat, mengubah, atau menghapus data karyawan yang sudah ada.

Langkah-langkah

1. Pada baris karyawan yang dituju, pilih salah satu aksi berikut:
   • Lihat — membuka detail lengkap termasuk riwayat penugasan dan data akun.
   • Edit — mengubah data dasar karyawan.
   • Update Password — hanya tersedia jika karyawan memiliki akun login.
   • Pindahkan — memindahkan karyawan ke departemen/divisi/jabatan lain (hanya muncul jika Anda berhak mengedit karyawan).
   • Hapus — menghapus data karyawan.
2. Untuk aksi Hapus, konfirmasi pada dialog yang muncul.

Peringatan: Aksi Hapus bersifat permanen. Pastikan Anda memilih karyawan yang benar sebelum mengonfirmasi.

Hasil yang Diharapkan: perubahan data, password, penugasan, atau penghapusan karyawan langsung terlihat di daftar Karyawan.

Memindahkan Penugasan

Tujuan: memindahkan karyawan ke departemen, divisi, atau jabatan baru.

Langkah-langkah

1. Pada baris karyawan yang dituju, klik Pindahkan.
2. Formulir Pindahkan menampilkan penugasan aktif karyawan saat ini sebagai referensi.
3. Pilih Departemen, Divisi, dan Jabatan baru.
4. Isi kolom Tanggal Mulai.
5. Klik tombol Simpan.

Hasil yang Diharapkan: penugasan baru tercatat dan menjadi penugasan aktif karyawan sejak Tanggal Mulai yang ditentukan.

Melihat Riwayat Penugasan

Tujuan: meninjau seluruh riwayat mutasi karyawan dan mengaktifkan kembali penugasan tertentu.

Langkah-langkah

1. Buka dialog detail karyawan (aksi Lihat).
2. Tinjau seluruh riwayat penugasan yang ditampilkan.
3. Jika penugasan terbaru belum aktif, klik tombol Jadikan Aktif untuk mengaktifkannya.

Catatan: Hanya penugasan paling baru yang bisa dijadikan aktif lewat tombol Jadikan Aktif.

Hasil yang Diharapkan: penugasan yang dipilih menjadi penugasan aktif karyawan.

Mengelola Organisasi (Departemen, Divisi, Jabatan)

Tujuan: mengelola data referensi departemen, divisi, dan jabatan yang digunakan di seluruh data Karyawan.

Langkah-langkah

1. Pada halaman Karyawan, klik tombol Organisasi.
2. Dialog yang terbuka menampilkan tiga tab: Departemen, Divisi, dan Jabatan (Position). Setiap tab memiliki kotak pencarian sendiri.
3. Di tab Departemen, tambah atau edit data dengan mengisi Nama.
4. Di tab Divisi, tambah atau edit data dengan mengisi Nama dan Departemen terkait.
5. Di tab Jabatan, tambah atau edit data dengan mengisi Nama.

Catatan: Tidak ada aksi hapus pada ketiga tab ini — data hanya bisa ditambah atau diedit.

Hasil yang Diharapkan: departemen, divisi, atau jabatan baru tersedia sebagai pilihan saat menambah atau mengedit data Karyawan.

Troubleshooting / FAQ

Pertanyaan/Kesalahan	Solusi
Tombol Pindahkan tidak muncul pada baris karyawan tertentu.	Aksi ini hanya tersedia untuk pengguna yang memiliki hak akses edit Karyawan. Hubungi administrator jika Anda memerlukan akses tersebut.
Tombol Update Password tidak muncul.	Aksi ini hanya tersedia untuk karyawan yang sudah memiliki akun login. Aktifkan Buat Akun Login terlebih dahulu lewat aksi Edit, atau tambahkan akun saat membuat karyawan baru.
Divisi yang saya cari tidak muncul di pilihan.	Daftar Divisi terfilter berdasarkan Departemen yang dipilih. Pastikan Departemen sudah dipilih terlebih dahulu, atau tambahkan Divisi baru lewat tombol Organisasi.